В 2026 изменились правила учёта расходов для ИП: вот что это значит для ваших 57 390 ₽ взносов

Согласны или нет: большинство ИП на УСН 15% теряют десятки тысяч рублей просто потому, что не записывают расходы? Каждый неучтённый чек — это 15 копеек с каждого рубля, которые вы отдаёте государству вместо себя. А с 2026 года правила расширились — и шансов сэкономить стало больше.

#Зачем вообще вести учёт расходов, если «и так всё понятно»?

Если вы на УСН «Доходы минус расходы» (ставка 15%), каждый подтверждённый расход напрямую снижает ваш налог. Забыли приложить чек за аренду офиса на 20 000 рублей — заплатили лишних 3 000 рублей налога. За год таких «забытых» расходов набегает на 30 000—50 000 рублей переплаты.

Но дело не только в налогах. КУДиР — книга учёта доходов и расходов — обязательна для всех ИП на упрощёнке. Нет книги — штраф от 10 000 до 30 000 рублей при проверке. А ещё без учёта вы просто не понимаете, сколько реально зарабатываете: выручка есть, а прибыль куда-то растворилась.

Представьте: вы заработали за год 2 миллиона рублей. На расходы ушло 800 000. Если всё учтено правильно, ваш налог — 180 000 рублей (15% от 1 200 000). А если половину расходов не подтвердили документами? Налог вырастает до 240 000 рублей. Разница — 60 000 рублей. Это почти весь годовой фиксированный взнос ИП (57 390 рублей в 2026 году).

#Какие расходы можно учесть в 2026 году — и что изменилось?

Главная новость 2026 года: перечень расходов для УСН 15% стал открытым. Раньше статья 346.16 НК РФ содержала закрытый список из 37 пунктов — если вашего расхода там не было, учесть его нельзя. Теперь можно включать любые обоснованные и документально подтверждённые расходы, кроме прямо запрещённых для налога на прибыль.

Что это значит на практике? Раньше нельзя было учесть представительские расходы, хранение документов в архиве, вывоз снега с территории. С 2026 года — можно.

Основные расходы, которые точно принимаются: аренда помещения, зарплата сотрудникам с начислениями, материалы и товары для перепродажи, связь и интернет, реклама, транспортные расходы, страхование, канцелярия. Фиксированные страховые взносы ИП (57 390 рублей) тоже уменьшают налоговую базу.

А как быть с дополнительным 1% взносов с доходов свыше 300 000 рублей? Их тоже можно учесть — причём с 2025 года действует правило: взносы можно признать как в текущем, так и в следующем году. Максимум дополнительных взносов за 2026 год — 321 818 рублей.

Три обязательных условия для любого расхода: оплачен, документально подтверждён (чек, акт, накладная), экономически обоснован. Если купили кофемашину «для офиса», но работаете из дома один — налоговая может не принять этот расход.

Звучит как грабёж? По сути, так и есть — многие ИП годами переплачивали налоги из-за закрытого перечня расходов. Теперь правила стали справедливее.

#Какие 3 способа вести учёт без бухгалтера?

#Способ 1: таблица в Excel или Google Sheets

Бесплатно, гибко, подходит для старта. Создаёте таблицу с колонками: дата, номер документа, описание операции, доход, расход. По сути, это электронная КУДиР.

Минус — ручной ввод. Забыли внести чек — потеряли расход. Нет автоматических напоминаний о сроках уплаты налогов. Подходит, если у вас до 20—30 операций в месяц.

#Способ 2: онлайн-бухгалтерия (Эльба, Точка, Т-Банк)

Для ИП, которые не хотят считать руками, есть три проверенных варианта:

• Контур.Эльба — бесплатный год на тарифе «Премиум» для новых ИП (регистрация менее 3 месяцев назад). Автоматический расчёт налогов, формирование КУДиР, напоминания о сроках. После бесплатного периода — от 272 рублей в месяц.

• Точка Банк — бесплатная онлайн-бухгалтерия для клиентов банка. Расчёт налогов и взносов, формирование отчётности, отправка в ФНС. Если у вас расчётный счёт в Точке — платить за бухгалтерию не нужно вообще.

• Т-Банк — бесплатная бухгалтерия в тарифе «Профессиональный». Автоматический импорт операций со счёта, формирование платёжек, сдача деклараций.

Многие узнают об этом слишком поздно — когда уже переплатили десятки тысяч рублей, ведя учёт на салфетках.

#Способ 3: мобильное приложение

Для самого простого учёта подойдут приложения вроде 1С:Мобильная бухгалтерия. Фотографируете чек — приложение распознаёт данные и вносит в базу. Удобно, если часто в разъездах.

А что если сэкономленные на налогах деньги не просто лежат, а работают? Допустим, вы грамотным учётом экономите 50 000 рублей в год. За 5 лет при средней доходности 12% годовых это превращается в ~360 000 рублей. Проверьте свою цифру на калькуляторе сложного процента.

#Какие ошибки обходятся дороже всего?

Что бы вы сделали с лишними 60 000 рублей в год? Большинство ИП теряют именно столько на трёх типичных ошибках.

Нет первичных документов. Расход был, деньги ушли, а чека или акта нет. Для налоговой этого расхода не существует. Правило простое: нет бумажки — нет расхода.

Личные и бизнес-расходы на одном счёте. Если по-простому: оплатили продукты для семьи с расчётного счёта ИП — ни один из этих расходов нельзя учесть. Заведите отдельную карту для личных трат, это снимет вопросы при проверке.

Учёт авансов как расходов. Перечислили поставщику предоплату 100 000 рублей — это ещё не расход. Расходом он станет только после получения товара или услуги и закрывающих документов. Записали раньше — рискуете доначислением при проверке.

На наш взгляд, самая дорогая ошибка — вообще не вести учёт и платить налог со всей выручки. При обороте 2—3 миллиона рублей это легко 150 000—200 000 рублей переплаты в год.

Одно действие — и разница 60 000 рублей в год: просто начните записывать расходы и хранить чеки.

#Что делать прямо сейчас?

Выберите любой из трёх способов — даже таблица в Google Sheets лучше, чем ничего. Если у вас расчётный счёт в Точке или Т-Банке — включите бесплатную бухгалтерию прямо сегодня. Новые ИП могут получить год Эльбы бесплатно. Пересчитайте, сколько вы сэкономите при грамотном учёте, на калькуляторе сложного процента.

О том, как ещё сэкономить на страховых взносах ИП, мы подробно разобрали в отдельной статье. А если думаете о патенте — сравните, не выгоднее ли он при вашем обороте. Тем, кто только регистрирует ИП, советуем сразу настроить учёт — потом будет сложнее восстанавливать документы. Ну а если ваш оборот ещё небольшой, возможно, самозанятость подойдёт лучше. Про то, сколько стоит бухгалтерия ИП и можно ли обойтись без неё — тоже рассказывали.

Согласны или нет: в 2026 году ИП без учёта расходов — всё равно что таксист, который не записывает пробег? Напишите в комментариях — интересно ваше мнение.

О чём посчитать в следующий раз? Пишите в комментариях — разберём с конкретными цифрами.

Подпишитесь — скоро разберём, когда ИП обязательна онлайн-касса и как не получить штраф 30 000 рублей. С расчётами и конкретными примерами.