Продажи выросли, денег не хватает: как посчитать сумму до следующей оплаты

Магазин продал первую партию с прибылью и заказал вторую, более крупную. Покупатель оплатит товар через месяц, а поставщик ждёт деньги на этой неделе. Продажи выросли, прибыль в расчёте есть, денег на закупку не хватает. Причина видна только по датам: расходы наступили раньше поступлений.

Оборотный капитал в таком расчёте нужен, чтобы оплатить работу до получения денег от покупателей. Сумму нельзя вывести из одной только наценки. Её определяют размер закупок, условия расчётов и пересечение нескольких партий. Даже прибыльная партия может потребовать денег извне, если следующая закупка начинается до оплаты предыдущей продажи.

#Начните с обязательств, а не с месячной выручки

Для каждой партии запишите дату закупки, сумму и график оплаты поставщику. Отдельно укажите дату продажи или передачи товара, сумму продажи и ожидаемую дату поступления денег. Предоплата, отсрочка и частичный платёж должны получить собственные строки.

В календарь включают фактические денежные события. Заказ покупателя сам по себе не пополняет счёт. Отгрузка с отсрочкой тоже не даёт денег в этот день. Согласованная выручка попадёт в расчёт поступлений на дату ожидаемой оплаты, а до этого останется требованием к покупателю.

Для будущих событий отмечайте основание даты. Одно дело, когда платёж уже согласован в конкретном договоре, другое, когда менеджер предполагает, что клиент заплатит «как обычно». Условия договора задают плановую дату, но календарю полезен и отдельный сценарий задержки. В нём меняется срок получения денег, а обязательства перед поставщиком сохраняются, если вы не согласовали их перенос.

Добавьте расходы, которые не привязаны к одной партии: аренду, зарплату, доставку, обслуживание оборудования и другие платежи бизнеса. Налоги вносят по расчёту и срокам, применимым к конкретному бизнесу. Универсальной доли выручки для всех таких платежей нет.

#Две партии в условном примере

Небольшая компания закупает товар и продаёт его одному клиенту. Для ясности суммы ниже указаны в тысячах рублей. Наценка, даты и отсрочки условные. Дополнительных расходов в первой версии модели нет.

Партия А стоит 100, её продают за 150. Поставщик получает 60 в первый день расчёта и 40 в пятнадцатый. Покупатель получает товар в десятый день, а платит в тридцатый. Партия Б стоит 140, продажа составит 210. За неё нужно внести 84 в двадцатый день и 56 в тридцать пятый. Покупатель оплатит вторую партию в пятидесятый день.

• 1. Денежное событие: Первый платёж за партию А; Поступление, тыс. ₽: 0; Выплата, тыс. ₽: 60; Накопленный результат, тыс. ₽: −60.
• 15. Денежное событие: Остаток оплаты за партию А; Поступление, тыс. ₽: 0; Выплата, тыс. ₽: 40; Накопленный результат, тыс. ₽: −100.
• 20. Денежное событие: Первый платёж за партию Б; Поступление, тыс. ₽: 0; Выплата, тыс. ₽: 84; Накопленный результат, тыс. ₽: −184.
• 30. Денежное событие: Оплата покупателем партии А; Поступление, тыс. ₽: 150; Выплата, тыс. ₽: 0; Накопленный результат, тыс. ₽: −34.
• 35. Денежное событие: Остаток оплаты за партию Б; Поступление, тыс. ₽: 0; Выплата, тыс. ₽: 56; Накопленный результат, тыс. ₽: −90.
• 50. Денежное событие: Оплата покупателем партии Б; Поступление, тыс. ₽: 210; Выплата, тыс. ₽: 0; Накопленный результат, тыс. ₽: 120.

Итог двух партий положительный: поступления 360, закупки 240, разница 120. Но в двадцатый день накопленный результат равен минус 184. До первого поступления компания должна где-то взять 184 тысячи рублей.

При начальном остатке 120 тысяч на двадцатое число не хватает 64 тысяч. При остатке 184 тысячи минимальный расчётный баланс достигает нуля. Это точная граница для заданного календаря, но она не оставляет денег на задержку оплаты, дополнительные расходы или изменение закупочной цены.

Прибыль партии А в 50 тысяч не оплачивает аванс за партию Б в двадцатый день. Она ещё не поступила деньгами. Даже сама выручка 150 тысяч придёт только тридцатого, когда аванс уже должен быть перечислен.

#Формула потребности в деньгах

Для каждой даты t обозначим накопленную разницу между поступлениями и выплатами как Sₜ:

Sₜ = сумма поступлений до t − сумма выплат до t.

Тогда денежный остаток составит:

Cₜ = C₀ + Sₜ,

где C₀ означает доступные деньги на начало расчёта. Все суммы должны быть в одной валюте и в одинаковых единицах. Если таблица ведётся в тысячах рублей, начальный остаток тоже вводят в тысячах.

Минимальная начальная сумма для календаря без отрицательных остатков равна:

Нужная начальная сумма = max(0; −min Sₜ).

В примере минимум Sₜ равен минус 184, значит, нужна сумма 184 тысячи. Если собственные доступные деньги уже есть, дополнительная потребность равна:

Дополнительные деньги = max(0; 184 − C₀).

Кредитное поступление можно включить в календарь отдельной строкой, но сначала полезно увидеть потребность без него. Иначе заём скроет исходный кассовый разрыв. Затем добавьте получение займа, проценты, комиссии и возврат по выбранным условиям. Погашение само может создать новый минимум остатка позднее.

#Почему одного итога за месяц мало

Если поступление и выплата приходятся на разные дни, месячный итог стирает разрыв между ними. Компания может закончить месяц с положительным остатком и всё же не иметь денег на платёж в его середине. Поэтому расчёт выполняют на даты денежных событий, а для напряжённых периодов используют дневной календарь.

Даже одинаковая дата не всегда означает доступность поступления для исходящего платежа. Если поставщику нужно заплатить утром, а покупатель перечислит деньги позже, дневная сумма не описывает порядок событий. В таком случае уточняют время или считают более осторожный вариант, в котором выплата проходит первой. Возможность использовать конкретное поступление зависит от его фактической доступности.

Граница расчёта тоже влияет на результат. Таблица, заканчивающаяся на первом крупном поступлении, может пропустить следующий аванс. Продлите календарь хотя бы до получения денег за уже запланированные партии и оплаты связанных с ними обязательств. При непрерывных закупках календарь продолжают скользящим периодом, добавляя новые события по мере появления заказов.

#Что объясняет денежный цикл

Для общей оценки скорости оборота используют денежный цикл, CCC. В упрощённой записи:

CCC = DIO + DSO − DPO.

DIO показывает среднее время хранения запаса до продажи, DSO показывает среднее ожидание оплаты от покупателя, DPO показывает среднее время до оплаты поставщику. Все три величины выражают в днях. Например, при 20 днях хранения, 15 днях ожидания покупательской оплаты и 10 днях отсрочки поставщика цикл равен 25 дням.

Для реального расчёта средних показателей нужно выбрать согласованные определения запасов, продаж, закупок и задолженности за один период. Предоплаты и смешанные графики требуют отдельного внимания. Формула с тремя средними числами не заменяет даты частичных платежей.

CCC помогает увидеть направление изменений: покупатели платят позже, товар дольше лежит, отсрочка поставщика сокращается. Но значение 25 дней не сообщает, сколько рублей потребуется в двадцатый день. Две компании с одинаковым циклом могут иметь разные объёмы закупок, сезонность и размеры авансов. Потребность в деньгах показывает календарь.

#Пересчитайте задержку и рост отдельно

В исходном примере перенесём оплату партии А с тридцатого дня на сороковой. Тогда в тридцать пятый день компания уже выплатит все 240 тысяч за обе партии, но ещё ничего не получит. Минимальная начальная сумма вырастет со 184 до 240 тысяч. Запас в 56 тысяч нужен здесь из-за конкретной задержки, а не из-за произвольного процента «на всякий случай».

Увеличение второй партии тоже меняет потребность раньше, чем принесёт дополнительную прибыль. Поэтому каждый новый объём продаж стоит добавлять вместе с закупкой, доставкой и датой оплаты. План роста, в котором увеличена только выручка, пропускает деньги, необходимые для этого роста.

После расчёта сравните доступные варианты. Перенос закупки уменьшит ранние выплаты, но может задержать отгрузку. Более поздний платёж поставщику поможет, если поставщик согласует новые условия. Предоплата покупателя ускорит поступление, если покупатель её примет. Для каждого варианта меняют конкретные строки и заново находят минимальный остаток, сохраняя влияние на цену и расходы.

Рабочий результат такого расчёта выглядит предметно: двадцатого дня нужно 184 тысячи, собственных денег 120 тысяч, недостающая сумма 64 тысячи. При задержке покупателя до сорокового дня потребность возрастает до 240 тысяч. С этими числами можно выбирать размер следующей партии и обсуждать условия оплаты, не подменяя будущую прибыль деньгами на сегодняшнем счёте.